K2-Synk 3.0 Sincronización de artículos y su stock de Sage 200 a productos de Zoho CRM

Los artículos de Sage 200 es el equivalente a los productos de eso Zoho crm. La sincronización es unidireccional productos de Zoho CRM nos vienen definidos desde Sage 200.

Los campos que se sincronizan son los que vienen a en la tabla a continuación:

Existe la posibilidad de sincronizar el Stock de productos, para aquellas empresas que tengan almacén. Lo podemos ver en el siguiente vídeo:

K2-Synk 3.0 Presupuestos aceptados en Zoho: como se ven en Sage 200

Como se configura en sage la aceptación de presupuestos desde ZOHO CRM

K2-Synk 3.0 Presupuestos aceptados en Zoho: como se ven en Sage 200

En el caso de querer aceptar los presupuestos en Zoho CRM, bien por necesidades de nuestro proceso comercial, porque los comerciales no acceden a Sage 200, porque nos queremos ahorrar la licencia del comercial en sage …  o cualquier otra razón, hemos desarrollado una operativa que explicamos a continuación.

Los presupuestos se pueden aceptar en Zoho CRM, y enviarlos a Sage 200 para su gestión. Mejor que generar el pedido en Sage 200, lo que es mejor hacer es enviar la aceptación de la oferta, para que una persona que maneje Sage 200 pueda generar el pedido, después de chequear que todo esté correcto en la oferta aceptada.

Dentro de Zoho CRM, iremos a la oferta que nos han informado que se ha aceptado o rechazado, independientemente de donde se haya creado sin Sage 200 o en el mismo Zoho CRM.

Si tenemos configurado el sistema para que podamos aceptar la oferta en Zoho CRM nos aparecerá el campo “Enviar estado a Sage 200

Informamos del estado: aceptada o rechazada. También en Registro en Sage 200, si no lo tenemos configurado para registrar de forma automática.

Ahora vemos como se ven en Sage 200 estas ofertas. Está configurado para ver las ofertas aceptadas en verde y las ofertas rechazadas en rojo.

A partir de ahora hay que seguir la operativa habitual en Sage 200:

Si tenemos una oferta rechazada lo que hay que hacer es capturarla para que nos desaparezca del listado de ofertas pendientes. Es decir, campo aprobado lo establecemos en no y estado capturada.

Lo que hemos hecho con esto es dejar de verla en oferta pendientes.

En caso de tener una oferta aceptada, al tramitarla tenemos dos posibilidades, que sea la oferta de un cliente o de un cliente potencial.

Si es la oferta de un cliente, ya tenemos los datos, únicamente habría que hacer el proceso de generar pedido, albarán, etcétera.

En el pantallazo, la oferta es de un potencial, así que primero tendremos que completar los datos y comprobar que los que hay son correctos. Una vez acabado toda la introducción de datos convertirlo en cliente. Ya que Sage 200 no permite generar un pedido para un cliente potencial.

Y dentro de procesos le tenemos que convertir en cliente para que nos genere el código contable, en caso de que lo tengamos automatizado, etcétera, etcétera, etcétera, porque no se puede generar un pedido para un potencial, le convertimos en cliente y.

Y ya podríamos seguir el circuito natural de Sage 200, es decir, generar pedido albarán y factura.

Configurar la pantalla en Sage 200 para ver de forma cómoda los presupuestos aceptados en Zoho CRM

Para configurar la pantalla en Sage 200 de tal manera que nos aparezca las ofertas aceptadas en verde y las ofertas rechazadas en rojo, nos tenemos que ir a la pantalla de las ofertas y con el botón derecho del ratón seleccionar en “diseñar definición de columnas”.

En pantalla nos aparecerá las consultas relacionadas y aquí los campos seleccionados.

En la lista de campos de la consulta relacionada elegimos CP_ZOHOEstadoOferta y lo añadimos a campos seleccionados.

Aceptamos los cambios y volvemos a pinchar con el botón derecho del ratón para seleccionar guardar la definición de columnas. De esta forma no tendremos que hacer este proceso cada vez.

Ahora volvemos a pinchar en el botón derecho, y seleccionamos la opción Definir regla de formato…

Como se ve, tenemos definido en regla de formato es que, si Zoho CRM estado de oferta está aceptada que me lo ponga en verde , si está rechazada en rojo claro.

 Estas opciones se pueden cambiar a gusto de la empresa.

K2-Synk 3.0 Sincronización de pedidos de Sage 200 a órdenes de venta de Zoho CRM

Los pedidos de Sage 200 son lo mismo que las órdenes de venta de Zoho crm. En ambos casos se componen de una cabecera con los datos generales y una lista de artículos con descripción, cantidad y precio.

La sincronización es unidireccional por defecto, de Sage 200 a Zoho CRM. Si se aceptan las ofertas desde Zoho CRM, tenemos un circuito, que permite revisar dicha oferta, antes de enviarla a pedido. Puedes consultarlo aquí

Los datos que se sincronizan de pedidos de SAGE 200 a órdenes de venta de ZOHO CRM son:

K2-synk Sincronización de ofertas de Sage 200 con presupuestos de Zoho CRM

Las ofertas de Sage 200 son lo mismo que los presupuestos de Zoho crm. Tienen muy parecida estructura.

En ambos casos se componen de una cabecera con los datos generales de la oferta o presupuesto, y una lista de artículos con descripción, cantidad y precio.

Dependiendo de las características de cada organización se pueden establecer tres circuitos diferentes de conexión de la sincronización.

1.- Las ofertas se hacen en Sage 200, se sincronizan de forma automática en Zoho CRM, para realizar seguimiento, imputar actividades (tareas, reuniones y llamadas), generar automatizaciones de actividades, por fases etc.

2.- Las ofertas se realizan en Zoho CRM y pasan a Sage donde seguirán su circuito de gestión (pedido, albarán, factura, asiento contable, efectos comerciales…) en caso que sean aceptadas. La información generada en Sage se podrá consultar en el CRM para tener una visión global de los clientes. Se pueden hacer indistintamente desde el dispositivo móvil o desde un PC en el navegador de internet.

3.- La tercera opción es la mas completa, es la suma de las anteriores. La sincronización es bidireccional. Las ofertas se hacen indistintamente en zoho o en sage, las modificaciones sobre las ofertas o presupuestos, asimismo, se realizan en un sistema y se replican en el otro.

Ofertas realizadas en SAGE se visualizan como presupuestos en ZOHO

Si las ofertas se realizan en Sage 200, las veremos en Zoho CRM.

Método indicado para aquellas empresas que quieran seguir usando Sage para realizar ofertas, pero que quieran mejorar el seguimiento comercial de estas, así como añadir mas datos que no tienen cabida en el sistema de gestión de Sage.

 Los datos que se sincronizan de ofertas de SAGE 200 a presupuestos de ZOHO CRM son:

    Ofertas se realizan en ZOHO CRM y se envían a Sage 200

Si queremos realizar las ofertas o presupuestos en Zoho CRM, la elaboración es similar a Sage, se puede hacer desde cero, o desde el registro de la cuenta.

Si usamos diferentes series en SAGE de ofertas, deberemos informar de que serie es la oferta que vamos a enviar, el propio SAGE se encargará de componer el código de la oferta.

Rellenamos los datos de cabecera, luego proseguimos con los artículos presupuestados, escribiendo el producto, nos irá filtrando la información, tanto por código como por descripción de producto.

Seleccionamos un artículo y la cantidad, nos da por defecto el precio que tiene en Sage PVP, desde aquí podremos establecer descuentos, tanto porcentuales como importe directo.

Podemos configurar Zoho crm, eligiendo no enviar la oferta a Sage, porque sabemos que la cambiarán, porque es muy larga y no queremos que se sincronice hasta acabarla (recordamos que la sincronización automática se ejecuta en rangos de 5-10 minutos mínimo), o porque solo queremos ofertas aceptadas en Sage, da igual, el sistema permite tenerla en espera en zoho crm.

Para ello tendremos que activar, o no, el campo «registro en Sage». Si no lo activamos, la oferta se quedará en Zoho, si queremos que todas pasen a Sage, podemos configurar este campo de «Registro en Sage» a valor activado por defecto

Para el cálculo de precios, tenemos dos opciones:

Podemos realizar la oferta de forma inmediata con los precios de venta que tiene el artículo, o bien, decirle al sistema que queremos que calcule la oferta con las reglas de negocio que tiene sage,

Es decir, son con los precios que nos daría Sage si hiciéramos la oferta en el ERP. En este caso no tendrá en cuanta el precio de venta, y lo calculará Sage. Este caso es adecuado si tenemos precios por cliente, tarifas por volumen etc.

Se lo indicaremos chequeando, o no el campo «cálculo en SAGE».

El sincronizador enviará la solicitud a Sage y devolverá la oferta calculada, así como otra información propia de la oferta de Sage, como el número de oferta o el código de cliente.

Si no hemos activado el cálculo en SAGE, volverá con el resto de datos.

Para aquellas empresas que deseen gestionar la aceptación desde Zoho, tenemos la opción de aceptar la oferta desde el CRM.

Si actualizamos el campo «Enviar estado a SAGE» informaremos a SAGE que esta oferta ha sido aceptada o rechazada.

Desde el propio SAGE, sabremos si la han aceptado desde Zoho con el campo «Estado oferta en zoho CRM».

Podemos configurar un filtro en Sage 200 pare ver de gorma rápida las ofertas aceptadas desde zoho, que no se ha iniciado el circuito de gestión en sage. Pincha en configurar filtro de ofertas en sage

Sincronización Bidireccional ofertas SAGE 200 con Presupuestos zoho crm

Como hemos comentado anteriormente, es la suma de las otras dos. Se pueden realizar en cualquiera de los dos sistemas, y se verá reflejado en el otro. El comportamiento es igual que los anteriores, dependiendo donde se inicie el circuito de creación o modificación de las ofertas.