Permisos en Zoho CRM
La seguridad se establece en ZOHO CRM a partir de roles y perfiles. Cada usuario tendrá un solo rol y perfil.
Roles nos servirá para establecer una jerarquía en el sistema, diferenciar quien ve los datos de los demás, y evitar que usuarios de roles inferiores ven datos de superiores.
Perfiles nos indicará, dentro de los datos que puede ver cada usuario, ¿qué puede hacer con ellos?, podemos decidir si puede editar, eliminar etc.
Hay que tener presente que cada registro tiene un usuario propietario. Si un registro tiene un propietario de rol inferior lo verán mas usuarios que un rol superior.
Roles y uso compartido de datos:
Podemos definir roles como la jerarquía de la organización.
Por ejemplo, dentro de nuestro CRM, tenemos los siguientes roles:
CEO, el superior, siguiente gestor y por último comercial.
Lo que nos indica esta definición de roles, es la dependencia que tenemos en el CRM. Quien depende de quien.
Si tenemos una organización, en la que todos los usuarios, verán todos los datos de determinados módulos, se lo podemos indicar al sistema, dentro de “ajustes de uso compartido”
Como se ve en pantalla, podemos elegir el tipo de permisos por defecto que tiene la organización.
Privado: solo lo ve el usuario dueño del registro y la jerarquía definida en roles.
Como vemos en pantalla, se pueden establecer también, como solo lectura o lectura escritura.
En nuestro ejemplo. Para el módulo cuentas, que está definido como privado, los datos que pertenezcan a un usuario con un rol comercial, lo verán todos los usuarios con rol Gestor y todos los usuarios con rol CEO.
Los usuarios del mismo rol, comercial, definiremos su visualización, activando o desactivando la opción Compartir datos con colegas.
En el caso del ejemplo, todos los registros que tienen como propietario un usuario con rol comercial, lo verá toda la organización, al estar activada la opción compartir con colegas.
Usuarios gestor, verán los registros de comercial, no los de CEO, los usuarios con rol CEO verán todo.
Perfiles:
Define lo que pueden hacer los usuarios de un determinado perfil.
Los perfiles que vienen por defecto son:
Administrador. Puede hacer de todo en el sistema. Este perfil tiene todos los permisos.
De forma predeterminada, los usuarios con perfil de administrador podrán ver y administrar todos los datos de la cuenta de la organización.
Es un perfil muy potente en ZOHO CRM.
Estándar:
Este perfil tiene todos los permisos excepto privilegios administrativos.
Estándar SAGE: Es un perfil diseñado para las instalaciones que tienen el conector zoho crm sage.
Tiene limitaciones extra sobre el estándar, como es la imposibilidad de eliminar facturas y pedidos, o modificar artículos, ya que esta información viene del E.R.P. y no tiene sentido cambiarla en el CRM.
Como vemos en el perfil estándar Sage. Por cada módulo podemos establecer que puede hacer con los datos.
Podemos dar o quitar permisos en función de las necesidades propias de cada empresa.
Ejemplo de flujo de trabajo.
¿Cómo establecer los permisos de visualización, en función del comercial asignado en Sage?
En Sage 200, los comerciales se pueden definir como comisionistas.
Pueden usar sage 200 o no.
Se usa para liquidar comisiones.
Cada cliente de Sage tiene un comercial asignado, así como cada oferta, pedido o factura.
En la creación de una oferta, hereda el mismo comisionista del cliente, aunque se puede cambiar por otro. Lo mismo el resto de módulos.
En la sincronización de Sage 200 con zoho cRM este dato lo tenemos también a nivel de cada módulo
En el CRM los comerciales son la parte más importante, ya que son las licencias de pago del sistema.
Lo que vamos a hacer es vincular el comisionista de Sage, asignándole el propietario del registro en zoho crm.
Hay que hacer un flujo de trabajo para cada módulo donde queramos asignar el propietario del registro.
Vemos el ejemplo para cuentas.
Nos vamos a configuración, crear una regla de flujo de trabajo.
Elegimos el módulo, sobre el que vamos a actuar y le damos nombre a la regla, conviene introducir la descripción para que lo entiendan otros usuarios.
Lo primero que tenemos que hacer es definir cuándo se va a ejecutar en flujo de trabajo.
En nuestro caso, lo que queremos es, que la información se actualice en zoho crm, cada vez que creamos o modificamos el el registro en sage 200.
Lo siguiente es la condición. Será el comisionista de Sage, es decir, el campo comercial asignado en Zoho, escribimos el texto.
Conviene selecionar contiene para evitar sorpresas.
Una vez establecidas las condiciones definiremos la acción instantanea, dentro de las opciones elegimos asignar propietario de registro
Nos aparecen todos los usuarios del CRM, aquí elegimos el propietario.
Si tenemos varios comerciales, tendríamos que ir agregando condiciones, tantas como comisionistas tenemos en sage, y adjudicando como propietario a un usuario de CRM.
