Gestionar las facturas de proveedor a mano es uno de los cuellos de botella más habituales en los departamentos de administración: llegan por email, hay que cotejarlas con los albaranes de entrada, verificar que los datos cuadran y registrarlas en Sage 200. Un proceso que se repite decenas de veces al mes y que consume horas de trabajo que podrían automatizarse.
¿Qué es el OCR para facturas de proveedor?
El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) aplicado a facturas de proveedor permite leer automáticamente el contenido de una factura en PDF o imagen y extraer los datos estructurados: proveedor, número de factura, fecha, líneas de detalle, importes e IVA. Estos datos se usan después para generar el asiento contable o el registro en el ERP sin intervención manual.
Claude OCR
Usamos Claude para extraer la información de los email recibidos.
En el caso de Sage 200, el OCR se complementa con el cotejo automático contra los albaranes de entrada ya registrados, lo que convierte la validación en un proceso de segundos en lugar de minutos.
¿Cómo funciona el cotejo automático de facturas en Sage 200?
- Recepción de la factura por email: El sistema monitoriza el buzón de facturas de proveedor y detecta los emails con facturas adjuntas en PDF.
- Lectura OCR de la factura: Extrae proveedor, número de factura, fecha, líneas de artículos, cantidades y precios.
- Cotejo con albaranes en Sage 200: Busca automáticamente los albaranes de entrada correspondientes a esa factura y compara los datos línea a línea.
- Propuesta de asiento contable: Si los datos cuadran, propone el registro contable en Sage 200 listo para aprobación.
- Validación humana: El responsable revisa la propuesta y confirma. Si hay discrepancias, el sistema las marca para revisión.
- Registro en Sage 200: La factura queda contabilizada con todos sus datos, vinculada al albarán correspondiente.
¿Qué diferencia hay con un simple OCR de facturas?
Un OCR básico extrae datos de la factura pero no los contrasta con nada. El valor real está en el cotejo automático con los albaranes: si un proveedor factura 100 unidades pero el albarán de entrada dice 95, el sistema lo detecta antes de que alguien lo apruebe. Esto evita pagar de más y simplifica las reclamaciones al proveedor.
¿Qué ventajas tiene para una empresa con Sage 200?
- Eliminación del cotejo manual: No hace falta abrir Sage, buscar el albarán y comparar línea por línea. El sistema lo hace en segundos.
- Detección de discrepancias: Cantidades, precios o referencias que no coinciden se marcan automáticamente antes de la aprobación.
- Reducción del ciclo de aprobación: Las facturas que cuadran se aprueban en un clic. Solo las problemáticas requieren atención.
- Trazabilidad total: Cada factura contabilizada en Sage 200 queda vinculada al email de origen, al albarán y al registro de cotejo.
¿Para qué empresas tiene más sentido?
Es especialmente útil para empresas con un volumen alto de compras a proveedores y que reciben las facturas por email: fabricantes, distribuidoras, empresas de construcción o cualquier negocio donde el departamento de administración gestione más de 30-40 facturas de proveedor al mes en Sage 200.
¿Cómo se implementa en Sage 200?
K2SL Docs integra el OCR y el cotejo de facturas directamente en tu Sage 200 sin modificar la instalación base. La configuración inicial cubre los formatos de factura de tus proveedores habituales y el sistema aprende a reconocerlos con el uso.
Si quieres ver el proceso con tus propias facturas de proveedor, solicita una demo.
Este módulo forma parte del programa de gestión integral de documentos para Sage 200 de K2 Software Leader.
