Si tu equipo recibe pedidos de clientes por email y los introduce a mano en Sage 200, estás perdiendo tiempo y asumiendo riesgos de error que no son necesarios. La automatización de pedidos de cliente resuelve exactamente este problema.
¿Qué es la automatización de pedidos de cliente?
La automatización de pedidos de cliente consiste en conectar el buzón de email de tu empresa con Sage 200 de forma que, cuando un cliente envía un pedido —ya sea en el cuerpo del correo o como PDF adjunto—, el sistema lo lee, extrae los datos relevantes (cliente, artículos, cantidades, precios) y propone automáticamente un pedido de venta en Sage 200.
Un responsable revisa la propuesta, da el visto bueno con un clic, y Sage 200 registra el pedido. Sin teclear nada.
¿Cómo funciona paso a paso?
- Recepción del email: El sistema monitoriza el buzón de entrada de tu empresa de forma continua.
- Detección del pedido: Identifica si el email contiene un pedido de cliente, tanto en texto plano como en documentos PDF adjuntos.
- Extracción de datos: Lee cliente, referencia de artículo, cantidades, precios y condiciones de entrega.
- Propuesta en Sage 200: Genera un pedido de venta en borrador en Sage 200 listo para revisión.
- Validación humana: Un responsable revisa y confirma. Solo si hay algo que verificar.
- Registro automático: El pedido queda registrado en Sage 200 con todos sus datos correctos.
¿Qué formatos de pedido admite?
Los pedidos de cliente llegan en formatos muy distintos según el cliente: algunos envían un PDF con su propio formato, otros escriben directamente en el cuerpo del email, y otros adjuntan un Excel o Word. El sistema está preparado para trabajar con todos estos casos y normalizarlos en la estructura de Sage 200.
¿Qué ventajas tiene para una empresa con Sage 200?
- Eliminación de la transcripción manual: Nadie tiene que leer el email y teclear los datos en Sage. El sistema lo hace.
- Reducción de errores: Los errores de transcripción (referencias equivocadas, cantidades mal escritas) desaparecen.
- Trazabilidad completa: Cada pedido registrado en Sage 200 tiene su origen en el email del cliente, con fecha y hora.
- Velocidad de respuesta: El pedido entra en Sage en minutos desde que llega el email, no al final del día.
¿Para qué tipo de empresas tiene más sentido?
Tiene especial valor para empresas que reciben un volumen medio-alto de pedidos por email: distribuidoras, mayoristas, fabricantes con red de clientes B2B, o cualquier empresa donde el equipo administrativo dedique más de una hora al día a introducir pedidos en Sage 200.
¿Cómo se implementa en Sage 200?
K2SL Docs es la solución de K2 Software Leader que realiza esta integración directamente sobre tu Sage 200 sin modificar la instalación base. Se configura en días, no en meses, y el equipo no necesita formación especial: si saben usar el email y hacer clic, pueden trabajar con el sistema desde el primer día.
Si quieres ver cómo funciona con tus propios pedidos, solicita una demo.
Este módulo forma parte del programa de gestión integral de documentos para Sage 200 de K2 Software Leader.