Cambiar propietario de registro en ZOHO CRM

En esta entrada vamos a explicar con detalle cómo se cambia el propietario de un registro en zoho crm, siempre que cumplan unas determinadas condiciones.

En el ejemplo cambiaremos el propietario de registro según el valor de un campo. Elegimos el campo «SAGEComercial» que es uno de los campos incluidos en la sincronización de datos del conector entre sage 200 cloud y zoho crm. Es posible que los comerciales asignados a clientes dentro del ERP sage 200 cloud no sean usuarios de este, o bien, queremos que determinado comisionista dentro del ERP lo lleve un determinado usuario de CRM.

Si queremos implementar seguridad entro del CRM y que cada usuario solo tenga acceso a sus registros, necesitamos configurar esta funcionalidad.

Nos vale para todos los módulos, por ejemplo: cuentas, ofertas, albaranes y facturas.

Tenemos que ir al apartado configuración dentro de zoho crm, dentro del bloque automatización, Reglas de flujo de trabajo.

Nos aparecerán las reglas que tenemos creadas, si no queremos usar una de las que hay pinchamos en «Crear regla». 

En esta pantalla hay que elegir el módulo donde vamos a ejecutar esta regla, nos aparecen todos los módulos del CRM para seleccionar uno.

Seleccionamos cuentas y la nombramos con una descripción que nos sirva para localizarla por si necesitamos cambiarla. En la pantalla siguiente nos aparecerá el constructor de la regla.  Es muy intuitivo, normalmente necesitaremos que la regla se ejecute cada vez que se cambie un registro o se cree nuevo, como se ve a continuación.

A continuación añadimos la condición, en el ejemplo, el campo «SAGEComisionista», es el campo donde se informa el comisionista asignado en sage a esta cuenta, queremos asignar el propietario del registro al usuario equivalente, dentro de zoho crm, para que gestione dicha cuenta, por lo que elegimos el campo o lo escribimos para que aparezca

Asignamos el valor que tenemos informado en el campo SAGEComisionista que queramos cambiar.

Dentro de las posibilidades de acciones instantáneas, seccionamos actualización de campo. Nos aparece la pantalla con todas las tareas que hayamos creado.

Normalmente no estará creada, si es así pinchamos en nueva actualización. Le damos nombre descriptivo para nuestro uso interno, por ejemplo asignar pepe sánchez a NuestroUsuarioZOHO

Seleccionamos el campo que queremos cambiar, en nuestro caso, propietario de la cuenta, y seleccionamos el usuario de la lista. Es necesario que exista como usuario dentro de nuestra instalación de CRM.

De esta forma, cada vez que se cree un registro nuevo o se actualice dentro de nuestro CRM, el propietario quedara vinculado según la regla que hemos añadido.

Esto lo debemos hacer para cada comisionista que tengamos dado de alta en el CRM y para todos los módulos que necesitemos esta funcionalidad.