El camión descarga, alguien firma el albarán y el papel acaba en una bandeja. Días después llega la factura y toca comprobar, línea a línea, que lo facturado es lo que se entregó. Si el albarán se ha perdido, o nadie lo pasó, las diferencias se pagan.
Con K2 Docs, el albarán del proveedor se sube en foto y queda leído y casado con tus artículos de Sage 200.
Cómo funciona
Haces una foto del albarán al recibir la mercancía.
K2 Docs lo lee y casa cada línea con tu artículo de Sage 200.
Una persona lo revisa: lo que corrige una vez, Docs lo recuerda para el siguiente.
Imagen con datos de ejemplo
La factura, cotejada antes de pagar
Cuando llega la factura del proveedor, K2 Docs la compara línea a línea con sus albaranes y te enseña las diferencias de precio y de cantidad antes de pagar, no después.
Lo que hay hoy, sin adornos
El albarán queda leído, casado y en cola para revisar; hoy no entra solo en Sage 200, y se contrata aparte. Las facturas se cotejan y se dan por buenas. Lo tienes paso a paso en el manual.
Gestionar las facturas de proveedor a mano es uno de los cuellos de botella más habituales en los departamentos de administración: llegan por email, hay que cotejarlas con los albaranes de entrada, verificar que los datos cuadran y registrarlas en Sage 200. Un proceso que se repite decenas de veces al mes y que consume horas de trabajo que podrían automatizarse.
¿Qué es el OCR para facturas de proveedor?
El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) aplicado a facturas de proveedor permite leer el contenido de una factura en PDF o en foto y sacar sus datos: proveedor, número de factura, fecha, líneas de detalle, importes e IVA. Con esos datos se coteja la factura contra lo que de verdad te entregaron.
Claude OCR
Usamos Claude para extraer la información de los email recibidos.
En el caso de Sage 200, el OCR se complementa con el cotejo contra los albaranes de entrada que ya tienes registrados.
¿Cómo funciona el cotejo automático de facturas en Sage 200?
Recepción de la factura por email: El sistema vigila el buzón de facturas de proveedor y detecta las facturas que llegan en PDF o en foto.
Lectura OCR de la factura: Extrae proveedor, número de factura, fecha, líneas de artículos, cantidades y precios.
Cotejo con albaranes en Sage 200: Busca automáticamente los albaranes de entrada correspondientes a esa factura y compara los datos línea a línea.
Diferencias a la vista: Precio, cantidad o una línea sin albarán, marcadas para que las veas.
Validación humana: Una persona revisa el cotejo y decide.
La das por buena: Cotejada y con las diferencias a la vista, decides tú antes de pagar.
¿Qué diferencia hay con un simple OCR de facturas?
Un OCR básico extrae datos de la factura pero no los contrasta con nada. El valor real está en el cotejo automático con los albaranes: si un proveedor factura 100 unidades pero el albarán de entrada dice 95, el sistema lo detecta antes de que alguien lo apruebe. Esto evita pagar de más y simplifica las reclamaciones al proveedor.
¿Qué ventajas tiene para una empresa con Sage 200?
Adiós al cotejo manual: No hace falta abrir Sage 200, buscar el albarán y comparar línea por línea. El sistema lo hace por ti.
Detección de discrepancias: Cantidades, precios o referencias que no coinciden se marcan automáticamente antes de la aprobación.
Menos tiempo aprobando: Las facturas que cuadran se dan por buenas con un clic. Solo las que tienen diferencias piden atención.
Trazabilidad: Cada factura queda unida al correo de origen, a sus albaranes y a su cotejo.
¿Para qué empresas tiene más sentido?
Es especialmente útil para empresas con un volumen alto de compras a proveedores y que reciben las facturas por email: fabricantes, distribuidoras, empresas de construcción o cualquier negocio donde el departamento de administración gestione más de 30-40 facturas de proveedor al mes en Sage 200.
¿Cómo se implementa en Sage 200?
Docs, una de las piezas de la Intranet para Sage 200 de K2 Software Leader, hace la lectura y el cotejo sobre tu Sage 200 sin modificar la instalación base. Aprende de ti: lo que corriges una vez, lo recuerda para la siguiente factura.
Si quieres ver el proceso con tus propias facturas de proveedor, solicita una demo.
Si tu equipo recibe pedidos de clientes por email y los introduce a mano en Sage 200, estás perdiendo tiempo y asumiendo riesgos de error que no son necesarios. La automatización de pedidos de cliente resuelve exactamente este problema.
¿Qué es la automatización de pedidos de cliente?
La automatización de pedidos de cliente consiste en conectar el buzón de email de tu empresa con Sage 200 de forma que, cuando un cliente envía un pedido —en el cuerpo del correo, como PDF adjunto o en una foto—, el sistema lo lee, saca el cliente, los artículos y las cantidades, los casa con tus artículos de Sage 200 y te deja el pedido preparado para revisar.
Una persona revisa el pedido, da el visto bueno con un clic, y entra en Sage 200. Sin teclear nada.
¿Cómo funciona paso a paso?
Recepción del email: El sistema monitoriza el buzón de entrada de tu empresa de forma continua.
Detección del pedido: Identifica si el email contiene un pedido de cliente, en el texto del correo, en un PDF adjunto o en una foto.
Extracción de datos: Lee el cliente, las referencias de artículo y las cantidades, y casa cada línea con tu maestro de artículos de Sage 200.
Propuesta: Te deja el pedido preparado, listo para revisar.
Validación humana: Una persona lo revisa siempre y da el clic. Lo que no casa se ve antes de que llegue a Sage 200.
Registro en Sage 200: Con ese clic, el pedido entra en Sage 200 como un pedido más, con su serie.
¿Qué formatos de pedido admite?
Los pedidos de cliente llegan en formatos muy distintos según el cliente: algunos envían un PDF con su propio formato, otros escriben directamente en el cuerpo del email y otros mandan una foto. Hoy el sistema lee PDF, fotos (PNG, JPG, GIF y WEBP) y el texto del propio correo. Los Excel y los Word, todavía no.
¿Qué ventajas tiene para una empresa con Sage 200?
Eliminación de la transcripción manual: Nadie tiene que leer el email y teclear los datos en Sage 200. El sistema lo hace.
Menos errores: Cada línea se casa con tu propio catálogo, así que una referencia equivocada o una cantidad rara se ve antes de llegar a Sage 200.
Trazabilidad completa: Cada pedido registrado en Sage 200 tiene su origen en el email del cliente, con fecha y hora.
Sin esperar al final del día: El pedido está listo para revisar en cuanto se lee, no cuando alguien encuentra un hueco para teclearlo.
¿Para qué tipo de empresas tiene más sentido?
Tiene especial valor para empresas que reciben un volumen medio-alto de pedidos por email: distribuidoras, mayoristas, fabricantes con red de clientes B2B, o cualquier empresa donde el equipo administrativo dedique más de una hora al día a introducir pedidos en Sage 200.
¿Cómo se implementa en Sage 200?
Docs, una de las piezas de la Intranet para Sage 200 de K2 Software Leader, hace esta integración sobre tu Sage 200 sin modificar la instalación base. El equipo no necesita formación especial: si saben usar el email y hacer clic, pueden trabajar con él. En el primer cliente que lo usa en producción, del 11 de septiembre al 2 de octubre de 2026, 55 pedidos entraron en Sage 200 sin teclear una línea.
Si quieres ver cómo funciona con tus propios pedidos, solicita una demo.
