Hay una escena de la serie Frasier que explica muy bien un problema de muchas empresas. Un oyente llama al programa de radio del psiquiatra Frasier Crane con lo que para él es un drama: no sabe qué nombre ponerle a su velero de lujo. Para el oyente es lo más importante del mundo. Para Frasier, y para el resto de la audiencia, no podría importar menos.
Con los informes de Sage 200 pasa algo parecido.
El informe que nadie abre
Alguien pasa semanas preparando un informe completo: veinte indicadores, gráficos, colores, comparativas. Lo enseña con ilusión. Y el gerente, o el director financiero, lo mira un minuto y no lo vuelve a abrir.
No es que el informe esté mal hecho. Es que contesta a las preguntas de quien lo hizo, no a las de quien lo tiene que leer.
Cada puesto tiene sus preguntas (y cambian cada semana)
- El director financiero quiere saber cuánto va a cobrar este mes, quién le debe desde hace más de 90 días y si la caja aguanta hasta fin de trimestre.
- El director comercial quiere saber qué cliente ha dejado de comprar, qué comercial va por detrás y qué familia está cayendo.
- El gerente quiere saber si este año gana más que el anterior y qué parte del negocio deja más margen.
Y la semana que viene las preguntas serán otras. Por eso un informe fijo, por bueno que sea, siempre se queda corto.
Informe fijo o pregunta: cuándo usar cada uno
Un cuadro de mando, para lo que miras siempre
Hay cifras que conviene ver de un vistazo todos los días: ventas frente al año anterior, cobros pendientes, previsión de caja. Para eso está un cuadro de mando como K2 BI: siempre igual, siempre a mano.
Preguntar, para todo lo demás
Para el resto, que es casi todo, lo práctico es preguntar. Con Claude conectado a tu Sage 200 no esperas a que alguien te prepare el informe: le haces tu pregunta con tus palabras y te contesta con tus datos.
Diez preguntas que un informe fijo no te contesta
- «¿Qué clientes me compraban todos los meses y llevan 90 días sin pedir?»
- «¿Quién me debe más de 90 días y me sigue haciendo pedidos?»
- «¿Cuánto voy a cobrar las próximas cuatro semanas, semana a semana?»
- «¿Qué familia ha bajado más frente al año pasado, y en qué clientes?»
- «¿Qué comercial ha perdido más clientes este trimestre?»
- «¿Qué artículos vendo con menos margen del habitual este año?»
- «De mis veinte mejores clientes, ¿cuáles están comprando menos?»
- «¿Cuánto me he gastado en transportes este año frente al anterior?»
- «¿Qué proveedor me ha subido más los precios este año?»
- «Hazme un resumen de este cliente antes de la visita de mañana.»
Ninguna de estas preguntas necesita un informe nuevo. Solo necesita a alguien —o algo— que conozca tus datos y te conteste.
Para saber más
- Claude para Sage 200: qué es y qué te aporta
- BI o inteligencia artificial: qué necesita tu Sage 200
- Preguntas para el director financiero y para el director comercial
- Qué clientes han dejado de comprarte
¿Qué pregunta le harías tú a tu Sage 200? Te lo enseñamos con tus datos.