Sincronización de clientes de sage 200 con cuentas de zoho crm
Definiciones de los módulos
Cuenta en zoho CRM
Cuentas son empresas u organizaciones a las que vamos a realizar ofertas o facturar desde Sage. Estarán en sage como potenciales o clientes.
Potenciales en Sage
Empresas dadas de alta desde el CRM o en sage, les podemos realizar ofertas, pero no generar pedido o facturar hasta que los convirtamos en clientes.
Clientes en Sage
Empresas con los datos de facturación correcto, código contable asignado y CIF validado para realizar todo el circuito de facturación.
¿Cómo funciona la sincronización de clientes, potenciales y cuentas?
Si damos de alta una cuenta nueva en ZOHO CRM, se creará en SAGE 200 con la categoría de potencial. Mientras sea potencial en Sage, es decir, no se convierta en cliente, la sincronización de los datos de domicilio social son bidireccionales. Los datos que se modifiquen en Sage se verán en zoho, y los datos que se modifiquen en Zoho se verán en Sage.
Si damos de alta un potencial en Sage, se creará en zoho crm una cuenta, mientras sea potencial en sage, las modificaciones que se realicen en los datos de facturación de los dos sistemas tendrán reflejo en el otro
Si damos de alta un cliente en Sage 200, se creará una cuenta en zoho crm con la categoría de cliente, en este caso, los datos de facturación solo se podrán modificar desde Sage, cualquier cambio en zoho crm no tendrá consecuencias en sage, los cambios de sage si se reflejarán en zoho.
El sentido de la sincronización funcionará igual si convertimos un potencial en cliente en sage. Ver como se convierte un potencial en cliente en sage.
Es importante no confundir posibles clientes de zoho crm (prospectos o leads sería mas conveniente llamarlos) con clientes potenciales de sage, ya que los clientes potenciales de sage son cuentas de zoho crm, son módulos distintos.
En sage 200 no existe un módulo similar a prospectos de zoho crm, ya que el módulo del CRM tiene una estructura de datos que incluye en el mismo registros datos de empresa y datos de persona.
Campos que se actualizan entre ambos sistemas.
A continuación vemos los campos que se actualizan en zoho crm con la información de sage 200.
SAGE 200
- C.I.F. europeo
- Razón Social
- Nombre Comercial
- Teléfonos 1 (texto)
- Teléfonos 1 (texto)
- Teléfonos 2 (texto)
- Teléfonos 3 (texto)
- Emails1 (texto)
- Emails2 (texto)
- Domicilio
- Municipio
- Provincia
- Código postal
- Código de cliente
- Categoría
- Riesgo máximo
- Comisionista Asignado
- Condiciones de pago
- Comentarios (dentro pestaña varios)
- Sector
- Ruta
- Indicador IVA
- Tipo Cliente
- Tipo Colectivo
- Obsoleto
- Motivo Baja
ZOHO CRM
- NIF-CIF
- Nombre de Cuenta
- SAGENombreComercial
- Teléfono (extrae solo los numeros)
- SAGETelefono (texto)
- SAGETelefono2 (texto)
- SAGETelefono3 (texto)
- SAGEEmail1
- SAGEEmail2
- Domicilio de facturación
- Ciudad de facturación
- Estado de facturación
- Código de facturación
- SAGECodigoCliente
- SAGECategoría
- SAGERiesgoMaximo
- SAGEComisionista
- SAGEFormaPago
- SAGEComentarios
- SAGESector
- SAGERuta
- SAGEIndicadorIVA
- SAGETipoCliente
- SAGEColectivoCliente
- SAGEObsoleto
- SAGEMotivoBaja
En función de la categoría del registro en sage, es decir, en función si es potencial o cliente, se sincronizan un número de campos diferentes. Si es cliente los datos de facturación no se podrán modificar desde zoho, si es potencial si.
A continuación vemos los datos que se sincronizan en sage si el registro tiene la categoría de potencial
ZOHO CRM
- NIF-CIF
- Nombre de Cuenta
- SAGETelefono (texto)
- SAGETelefono2 (texto)
- SAGETelefono3 (texto)
- SAGEEmail1
- SAGEEmail2
- Domicilio de facturación
- Ciudad de facturación
- Estado de facturación
- Código de facturación
- SAGECodigoCliente (por el sistema)
- SAGEComentarios
SAGE 200
- C.I.F. europeo
- Nombre cial.
- Teléfonos 1 (texto)
- Teléfonos 2 (texto)
- Teléfonos 3 (texto)
- Emails1 (texto)
- Emails2 (texto)
- Domicilio
- Municipio
- Provincia
- Código postal
- Código de cliente
- Comentarios (dentro pestaña varios)
A continuación vemos los datos que se sincronizan en sage si el registro tiene la categoría de cliente
ZOHO CRM
- SAGETelefono (texto)
- SAGETelefono2 (texto)
- SAGETelefono3 (texto)
- SAGEEmail1
- SAGEEmail2
- SAGEComentarios
SAGE 200
- Teléfonos 1 (texto)
- Teléfonos 2 (texto)
- Teléfonos 3 (texto)
- Emails1 (texto)
- Emails2 (texto)
- Comentarios (dentro pestaña varios)
En la imagen se ve como se convierte un potencial a cliente en SAGE 200. Dentro del menú procesos, opción «convertir en cliente»
Si no sueles usar el módulo de potenciales y referencias sigue leyendo, explicamos como encontrarlo fácilmente.
Para encontrar potenciales y referencias en SAGE 200, la mejor forma en buscarlo con la lupa del menú opciones.
Escribe el texto «potencial» en el cuadro de búsqueda, según vayas escribiendo se irá filtrando los menús disponibles, te aparecerá el maestro de potenciales y referencias.
Si no quieres tener que hacer esto todas las veces que uses este mantenimiento, puedes pinchar en el elemento de menú, con el botón derecho, te permitirá añadirlo a favoritos, así no tendrás de buscarlo de nuevo y aparecerá en el menú principal de la aplicación, como aparece en la imagen.
Si deseas mas información, no dudes en contactar para resolver cualquier duda.
Detalle de funcionamiento
Puedes ver en detalle el funcionamiento de la integración, con diferente documentación y videos que hemos realizado.
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