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K2-Synk 3.0 Presupuestos aceptados en Zoho: como se ven en Sage 200

 

En el caso de querer aceptar los presupuestos en Zoho CRM, bien por necesidades de nuestro proceso comercial, porque los comerciales no acceden a Sage 200, porque nos queremos ahorrar la licencia del comercial en sage …  o cualquier otra razón, hemos desarrollado una operativa que explicamos a continuación.

Los presupuestos se pueden aceptar en Zoho CRM, y enviarlos a Sage 200 para su gestión. Mejor que generar el pedido en Sage 200, lo que es mejor hacer es enviar la aceptación de la oferta, para que una persona que maneje Sage 200 pueda generar el pedido, después de chequear que todo esté correcto en la oferta aceptada.

 

Dentro de Zoho CRM, iremos a la oferta que nos han informado que se ha aceptado o rechazado, independientemente de donde se haya creado sin Sage 200 o en el mismo Zoho CRM.

Si tenemos configurado el sistema para que podamos aceptar la oferta en Zoho CRM nos aparecerá el campo “Enviar estado a Sage 200

 

Informamos del estado: aceptada o rechazada. También en Registro en Sage 200, si no lo tenemos configurado para registrar de forma automática.

Ahora vemos como se ven en Sage 200 estas ofertas. Está configurado para ver las ofertas aceptadas en verde y las ofertas rechazadas en rojo.

A partir de ahora hay que seguir la operativa habitual en Sage 200:

 

Si tenemos una oferta rechazada lo que hay que hacer es capturarla para que nos desaparezca del listado de ofertas pendientes. Es decir, campo aprobado lo establecemos en no y estado capturada.

Lo que hemos hecho con esto es dejar de verla en oferta pendientes.

 

En caso de tener una oferta aceptada, al tramitarla tenemos dos posibilidades, que sea la oferta de un cliente o de un cliente potencial.

Si es la oferta de un cliente, ya tenemos los datos, únicamente habría que hacer el proceso de generar pedido, albarán, etcétera.

En el pantallazo, la oferta es de un potencial, así que primero tendremos que completar los datos y comprobar que los que hay son correctos. Una vez acabado toda la introducción de datos convertirlo en cliente. Ya que Sage 200 no permite generar un pedido para un cliente potencial.

Y dentro de procesos le tenemos que convertir en cliente para que nos genere el código contable, en caso de que lo tengamos automatizado, etcétera, etcétera, etcétera, porque no se puede generar un pedido para un potencial, le convertimos en cliente y.

Y ya podríamos seguir el circuito natural de Sage 200, es decir, generar pedido albarán y factura.

Configurar la pantalla en Sage 200 para ver de forma cómoda los presupuestos aceptados en Zoho CRM

Para configurar la pantalla en Sage 200 de tal manera que nos aparezca las ofertas aceptadas en verde y las ofertas rechazadas en rojo, nos tenemos que ir a la pantalla de las ofertas y con el botón derecho del ratón seleccionar en “diseñar definición de columnas”.

En pantalla nos aparecerá las consultas relacionadas y aquí los campos seleccionados.

 

En la lista de campos de la consulta relacionada elegimos CP_ZOHOEstadoOferta y lo añadimos a campos seleccionados.

 

Aceptamos los cambios y volvemos a pinchar con el botón derecho del ratón para seleccionar guardar la definición de columnas. De esta forma no tendremos que hacer este proceso cada vez.

Ahora volvemos a pinchar en el botón derecho, y seleccionamos la opción Definir regla de formato…

 

Como se ve, tenemos definido en regla de formato es que, si Zoho CRM estado de oferta está aceptada que me lo ponga en verde , si está rechazada en rojo claro.

 Estas opciones se pueden cambiar a gusto de la empresa.