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Enlazar gratis Power BI con Sage 200

Analiza gratis los datos de sage 200 con Power BI

 

Puedes empezar con la versión gratuita de Power BI, y la plantilla gratis. Usa nuestra plantilla de Microsoft Power BI con sage 200. Increíbles informes y paneles para tomar las mejores decisiones en las organizaciones. Los pasos los explicamos a continuación.

Descarga la versión power bi desktop, vale la gratuita

Descarga e instala la versión de escritorio desde la página web de Microsoft.

Si es la primera vez que te das de alta, tendrás a posibilidad de usar la versión pro durante un periodo de tiempo gratis. Fundamentalmente, la diferencia es que con la versión pro, puedes compartir informes y paneles con otros usuarios pro.

El software se debe instalar en un sistema operativo Windows. Si usas otro sistema operativo deberás usar un software de virtualización como Parallels.

Como SAGE 200 tambien funciona con windows, puedes instalar el programa en un equipo donde se use SAGE 200.

  

Consigue la plantilla del modelo de datos

Puedes usar el modelado de datos que hemos realizado. Sin entrar en muchos detalle, se trata de trasformar la base de datos de SAGE 200, en un modelo estrella desnormalizado. Mas detalle aquí.

El fichero tiene la extensión «.pbit», puedes solicitarlo a través del formulario. Se enviará por correo electrónico. Si nos dejas tu teléfono contactaremos después de unos días, para saber que te han parecido los informes, prestarte ayuda en la conexión de la plantilla, o simplemente, para recibir cualquier comentario que quieras trasmitirnos,

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Conecta Power BI con la base de datos SQL Server

Abre Microsoft Power bi, menú archivo, opción importar, selecciona plantilla power BI. Se abrirá una pantalla del administrador de archivos, para que elijas la plantilla que te hemos enviado, recuerda, tiene extensión «.pbit»

Aparecerá una primera pantalla de configuración de parámetros. Aqui debemos informar del nombre del servidor donde está la base de datos y del nombre de la base de datos. 

 

Si no sabes el nombre del servidor o la base de datos, son los datos que aparecen en la pantalla inicial cuando ejecutas sage 200, pinchando en opciones avanzadas. 

Deberás tener permisos para acceder a la base de datos de SAGE dentro del servidor SQL Server, con tu usuario de windows o bien con un usuario de SQL server. Si no sabes los datos de conexión, contacta con tu distribuidor de sage 200 o con el administrador de los sistemas de vuestra organización.

Puedes ver lo fácil que es hacer informes sencillos con Power BI, mucho mejor resuelto que el módulo análisis de negocio para SAGE 200. 

Si deseas mas información, no dudes en contactar para resolver cualquier duda.

Presupuesto de zoho crm para usuarios de sage 200

Inversión en CRM sincronizado  para sage 200

Si ya tienes instalado SAGE 200 en tu organización, puedes tener asociado un potente CRM nativo on-line. Con todos los datos sincronizados.

 

El presupuesto de implantar zoho crm para sage 200 depende de tres variables:

 

  • Número de usuarios del CRM.
  • Servicios de configuración.

 

  • Servicios de puesta en marcha del CRM.
Conecta-tu-SAGE-200-cloud-con-ZOHO-CRM

 

Tipo de sincronización

 

  • Clientes, artículos y ofertas  60 € /mes
  • Lo anterior mas pedidos albaranes y facturas 95 € /mes
  • Plataforma abierta para incluir campos personalizados y flujos de trabajo a medida 175 € /mes 

Usuarios de Zoho CRM

Edición zoho CRM profesional, precio por usuario 20 € pago anual, 30 € pago mensual. Mas versiones y características.

 

Servicios de configuración y puesta en marcha de Zoho CRM

 

Esta parte es muy variable, en función de la empresa a quien se dirija y sus necesidades. También depende si alguien dentro de organización liderará la puesta en marcha del proyecto y está acostumbrado a manejarse con herramientas de gestión informática.

Por ejemplo:

Cuota inicial, starpack 0€

Si conoces Zoho CRM porque lo has usado 0 €.

Si quieres aprender por tu cuenta, ayudado por los videos y documentación de operativa 0 €. Aquí tienes un ejemplo de curso básico y videos de ayuda para el CRM

Si prefieres un servicio completo, con formación y configuración de la puesta en marcha, hay que hacer primero un análisis de necesidades.

 

Ejemplo de presupuesto.

Cuenta nueva de CRM asociada a K2 software como ZOHO Partner. 10 comerciales, sincronización completa. Clientes, artículos, ofertas, pedidos albaranes y facturas. Acompañamiento de K2 software en la implantación con un líder interno de la organización que se encarga del aprendizaje.

 Zoho CRM 200 € + 95 € conector. Total 295 Euros / mes

Si deseas mas información, no dudes en contactar para resolver cualquier duda.

Aspectos básicos para usar power Bi

Si vas a usar Microsoft power bi para explotar los datos de Sage 200 o de cualquier otro origen de datos, hay que tener una serie de aspectos en cuenta que son importantes para su operativa. Si no tienes experiencia en power BI, es recomendable realizar algún curso de los muchos que existen. Recomiendo el de Ana María Bisbé York en linkedin

Tipos de conexión Importar vs Direct query

 

Lo primero que deberás elegir cuando te conectes a una base de datos, es la forma de conectarte. Hay dos opciones de conexión a los orígenes de datos.

Importar: es el mas común, que realiza una copia de los datos. La copia es estática hasta que se refresque el conjunto de datos. Los cálculos se realizan con gran rapidez. Es posible combinar consultas  de orígenes de datos diferentes. Todas las funcionalidades de Power BI están disponibles, trasformaciones desde Power query y el lenguaje DAX completo.

Direct query: se conecta directamente con la base de datos. No almacena los datos. Power BI se usa como herramienta de visualización. Solo permite un único origen de datos y tiene limitaciones en el modelado. No todas las funciones DAX están soportadas.

Recomendable seleccionar importar, para aprovechar toda la capacidad de Power BI. Las razones son que necesitaremos hacer trasformaciones en el modelo de datos para adaptarlo a nuestras necesidades, además que poder elegir entre varios orígenes de datos diferentes y vincular los datos.

 

Modelado de datos

En el modelado dimensional, hay tablas de hechos y dimensiones, o tablas de indicadores y búsquedas. Hay que evitar el tipo de modelo clásico de Excel, en la medida de lo posible, que es, en una misma tabla, estén todos los datos, tanto los de hechos como los de dimensiones.

Las bases de datos que manejan programas ERP, como SAGE 200, independientemente de la tecnología de la base de datos, son bases de datos relacionales normalizadas, enfocadas a eliminar redundancias e inconsistencias en el diseño.

 

Este tipo de modelos se denominan copo de nieve. El modelo relacional normalizado, donde existen tablas de búsqueda relacionas entre si que no apuntan a las tablas de hechos. Es ineficiente para Microsoft Power BI, porque sobran tablas, columnas y relaciones. Ocupan espacio en memoria y en disco.

Modelo copo de nieve

Bases de datos desnormalizadas

Un modelo de datos desnormalizado no es lo mismo que un modelo de datos que no ha sido normalizado, y la desnormalización se puede realizar después de que haya ocurrido un nivel satisfactorio de normalización y de que hayan sido creadas las restricciones y/o reglas requeridas para ocuparse de las anomalías inherentes en el diseño. La desnormalización es el proceso de procurar optimizar el funcionamiento de una base de datos por medio de agregar datos redundantes.

Este es el caso del modelo estrella, donde solo existe una tabla de hechos o dimensiones, y el resto (las de medidas o búsquedas)  están relacionadas a esta directamente.

De cara a manejar el conjunto de datos en power bi, hay que trasformar el modelo copo de nieve para convertirlo en un modelo estrella.

El modelo estrella es el adecuado para usarlo en Power bi, hay menos tablas, menos relaciones. Se simplifican los cálculos y mejora el rendimiento. 

Modelo estrella

Cardinalidad de datos.

Las relaciones entre las diferentes tablas, debe establecerse en función del rol que tenga cada uno. El lenguaje DAX ha sido creado, para calcular fórmulas de negocio sobre un modelo de datos compuesto por un conjunto de tablas vinculadas entre si, donde las tablas no tienen los mismos roles. En el modelo tabular el filtro debe ir del lado uno al lado muchos.

Las columnas clave deben tener valores únicos y no permite valores nulos. Las relacciones solo se pueden establecer por un campo, no se pueden hacer relaciones entre tablas por varios campos, como está diseñado SAGE 200, por ejemplo, donde muchas tablas se relacionan entre si usando varios campos clave. En este caso hay que solucionar el problema en la etapa de la consulta, configurando un único campo de relación.

Creación de la tabla de fechas o calendario

 

Power Bi tiene funciones de tiempo, para realizar comparativas y acumulados, para que funcione correctamente, necesitamos una tabla calendario, con un campo tipo fecha, con valores únicos y sin saltos. En lenguaje DAX la tabla se crea usando la función calendar. Es de la forma «calendario = calendar(date(fechainicial),date(fechafinal))»

 

Sage 200 analizado con Power BI

SAGE 200 con power BI

Explota tus datos de SAGE 200 cloud con Microsoft Power BI. Crea paneles de información con la base de datos SAGE 200 cloud filtrada en la nube.

Agradecimiento Conector sage 200 zoho crm

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Demostración ZOHO CRM

Webinar de zoho crm, grabado para consumir cuando se necesite.

Detalle de funcionamiento

Puedes ver en detalle el funcionamiento de la integración, con diferente documentación y videos que hemos realizado.

Que aporta un CRM a SAGE 200

Módulos y operativa de lo que aporta un CRM a Sage 200, que partes no cubre el ERP y lo complementa perfectamente ZOHO CRM.

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Aprende Zoho CRM por tu cuenta

Hay abundante documentación e ingles y cada vez mas en español.

zoho campaigns

 
 

Zoho Campaigns

Zoho Campaigns es un software para realizar envíos por correo electrónico de campañas de marketing, de forma que el proceso quede automatizado. Se integra, entre otros programas de software, con Zoho CRM.

Es un completo software de e-mail marketing que permite ver la incidencia de las campañas en cuanto a quien los ha abierto, cuando etc. Tiene la posibilidad de crear formularios on line para registro de contactos. Puedes interactuar en cualquier lugar, con campañas sociales en Facebook, Twitter y LinkedIn.

Puedes dar de alta aqui una cuenta gratuita

Los destinatarios de las campañas, los contactos dentro de zoho campaigns, están organizados en listas. Estas listas de contactos se pueden rellenar de forma manual, a partir de un formulario web, o sincronizando zoho campaings con otros sistemas, como zoho crm.

Dentro del menú contactos, administrar listas, podemos crear una lista nueva o usar una lista ya generada. Dentro de la lista tenemos la opción de agregar contactos, existen varias formas de hacerlo, como vemos a continuación:

 

Lista en zoho campaings de datos sincronizados de zoho crm

 

Para seleccionar los datos que ya tenemos en otros sistemas, como puede ser zoho crm, selecionamos esta opción, lo siguiente es seleccionar la frecuencia y el módulo dentro de CRM donde estén los destinatarios de nuestra campañana.

Lista creada con formulario de suscripción

 

 

Si seleccionamos esta opción, nos aparece el diseñador del formulario, podemos elegir entre múltiples plantillas que nos propone o partir de la que más nos guste diseñarla a medida.

 

Ticketbai sage 200

Ticketbai! en SAGE 200

Ticketbai cada vez mas cerca, los mas animosos en Bizkaia pueden  trabajar voluntariamente con este sistema ya, teóricamente disponible a partir del 1 de octubre de 2020. Mucha suerte a los beta testeros.

En cualquier caso, pasará a ser obligatorio a partir del 1 de enero de 2022.

En Gipuzkoa la obligación va a ser gradual por sectores a partir del 1 enero 2022, comenzando por los despachos profesionales en la gestión de su propio negocio. En Araba la obligación va a ser gradual por sectores a partir del 1 enero 2022, comenzando por los despachos profesionales en la gestión de su propio negocio.

Obligatorio para cualquier sociedad o autónomo, se calcula que afectará a 100.000 sociedades, o las que queden el año que viene.

 

Sage 200 ya está registrado como software garante TicketBAI

 

Según comunicación del propio fabricante SAGE, no se hara para Logic win global (sorpresa, pensaba que ya había desaparecido), tampoco para sage Logic class, ni sage 100. No se va a desarrollar para SAGE Murano, asi que de la colección de programas solo sage 200 y sage 200 online.

 

 

Que es el Ticketbai!

Ticketbai!

 

¿Qué es TicketBAI?

 

Ticket BAI es un instrumento de control de sistemas de facturación y cobro, que trata de evitar el fraude fiscal a través de establecer la obligatoriedad de emitir siempre facturas o tickets (en todas las operaciones de facturación y cobros) mediante un sistema de facturación que cumpla unos determinados requisitos definidos por
la administración Vasca, estos requisitos afectan a todas las soluciones que emite las facturas y a los dispositivos desde donde se emiten (el ordenador o máquina virtual donde está instalado el programa, la máquina registradora, el terminal TPV…).

La iniciativa Ticket BAI tiene como objetivos:
1. Tener un mayor control de los ingresos de aquellos negocios que reciben pagos en efectivo.
2. Garantizar la equidad y que cada persona o negocio tribute en función de su capacidad económica real.
3. Proteger al consumidor que tendrá un ticket por cada compra que realiza y podrá reclamar sus derechos.
4. Reducción de los costes de cumplimiento de las obligaciones fiscales
Por tanto el proyecto establece una serie de obligaciones legales y técnicas en los softwares de facturación que permiten a las Haciendas del País Vasco el control de los ingresos que se producen en todos los sectores de actividad, con el fin de evitar la evasión de impuestos por parte de las empresas y los profesionales autónomos. La implantación de Ticket BAI supone la necesidad de implantar soluciones técnicas por parte de las empresas para identificar y controlar sus ingresos. Concretamente, los contribuyentes que emitan tickets o facturas deberán utilizar un software que cumpla con las características que permitan realizar las acciones requeridas, y que dan la condición de software certificado para la emisión de facturas, así como tener certificado el dispositivo desde el que vayan a emitir el ticket o factura (ordenadores, cajas registradoras o TPVs, etc.) si quieren utilizar el dispositivo para firmar las facturas.

Los requisitos, de forma resumida, son:

▪ Garantía de trazabilidad de las facturas.
▪ Imposibilidad de eliminación y modificación de facturas ya validadas e imprimidas.
▪ La creación de las facturas y su registro en los programas siguiendo unas especificaciones concretas, que tienen consideración de obligatorias.
▪ Modificar la emisión y el formato de facturas y tickets para la inclusión de un código QR y TBAI en el documento bien sea papel o PDF.
▪ Elaboración y envío de un fichero con la información de la factura y una huella que identifique el dispositivo, programa y usuario y garantice la inviolabilidad.
▪ Disponer de un certificado en los ordenadores, máquinas registradoras, TPV,… si quieren firmar sus facturas con el dispositivo que las emite (solo posible cuando el software que realiza la firma se encuentre ubicado en el dispositivo desde el que se
accede a la aplicación de facturación, nunca para entornos full cloud).

El funcionamiento en resumen será:
▪ Desde los programas que emiten facturas se creará un fichero único por cada factura.
▪ Se creará la información necesaria para el registro de la factura
▪ Incluir un código en cada factura que se denomina TBAI y un código QR que contemple toda la información necesaria.
▪ Se deberá enviar el fichero en los plazos y de la forma que se determine por cada Hacienda foral.

Como consecuencia de lo anterior, el software de facturación que utilizan todas las empresas y despachos profesionales deberá adaptarse a los requisitos del sistema Ticket BAI.

 

¿A quién afecta ticketbai?

Obligtorio para cualquier sociedad o autónomo que emita sus facturas en cada territorio foral, se calcula que afectará a 100.000 sociedades, o las que queden el año que viene.

Para el supuesto de entidades que emitan facturas en diferentes territorios (sean del País Vasco o no), el envío de las facturas se deberá realizar a la hacienda donde la entidad presente el correspondiente Impuesto de Sociedades.

Ejemplo: supongamos una empresa A que emite facturas para otras empresas en Territorio Común, Bizkaia, Gipuzkoa o Áraba, o dispone de establecimientos en diferentes territorios donde realiza emisión de facturas. Si esta entidad (empresa A) presenta el Impuesto de Sociedades en la Diputación Foral de Bizkaia, implicará que todas las facturas que emita esta empresa sean cual sea el territorio desde donde las emita; deberán ser generadas con el formato definido por la Diputación Foral de Bizkaia y enviadas a esta Diputación Foral.

Crear filtro en sage 200 para ver las ofertas aceptadas desde zoho crm

Podemos crear un filtro dentro de sage 200 para ver las ofertas aceptadas desde el crm y que no se han tramitado.

Dentro de SAGE 200, menu ofertas, nos vamos a la opción de filtros

 

En las opciones del filtro, elegimos Zoho estado Oferta, que es un campo que se ha creado en la instalación del conector.

Definimos el filtro como los registros que tienen el valor «Aceptada» en zoho crm y le ponemos nombre descriptivo al filtro «Ofertas Aceptadas en ZOHO». 

Guargamos y aplicamos el filtro.

Podemos añadir mas condiciones al filtro, por ejemplo, aquellas que ademas de estar aceptadas en zoho crm, no se ha iniciado el circuito de gestión en sage, es decir, que están pendientes en sage.

 

De esta forma tenemos un filtro que nos muestra las ofertas que se han aceptado en el CRM, pero están pendientes en SAGE 200. Este filtro lo tendremos disponible como opción del programa cada vez que queramos consultarlo.

Gestion de duplicados con el conector sage 200 y zoho crm

Para tener un sistema robusto de vez en cuando hay que preocuparse por eliminar los duplicados, independientemente de donde se hayan originado, tanto en sage 200 como en zoho crm, si los tenemos en un sistema también aparecerán en el sistema sincronizado.

El proceso pare eliminar los duplicados siempre hay que iniciarlo en SAGE 200, puedes ver el proceso aquí 

Despues eliminar los duplicados en zoho crm, puedes ver el proceso aquí

Debemos tener claro que registro de sage 200 vamos a mantener, algun valor único que identifique que registro de zoho debemos mantener, por ejemplo el valor del campo «Código de cliente» que hemos mantenido en SAGE, coincida con el valor del campo  «SAGECodigoCliente» de zoho crm. Así estamos seguros que la vinculación es correcta.

Si eliminamos por error un registro en zoho crm, o nos equivocamos a la hora de asociar los registros entre sistemas, los datos no se actualizarán, puesto que se ha perdido el vínculo. En zoho crm cuando se elimina un registro, no se elimina permamentemente, sino que permanece en la papelera de reciclaje durante 60 días, luego se eliminará definitivamente, también podemos eliminarlo permanentemente cuando queramos, manualmente.

Si nos falta un registro en zoho crm que tengamos en sage 200, puede que se haya eliminado por error, lo primero es ir a la papelera de reciclaje para restaurarlo.

 

Un proceso algo mas complejo para vincular los registros entre zoho crm y sage 200, es hacerlo a través de la intranet.

 

En la instalación del conector entre sage 200 y zoho crm, lo que combina y sincroniza los datos lo llamamos intranet, es una dirección web de la forma «nombredecliente».aziurewebsites.net

Si nos logeamos con usuario y contraseña, accedemos al panel principal:

 

Seleccionamos el módulo de empresas

 

 

Vemos la pantalla del listado de empresas, en cada registro nos indica con que está sincronizado, tenemos tres duplicados, dos de ellos sincronzados en sage y zoho, y otro solo está vincualdo a zoho.

 Si pinchamo en el registro de la intranet con el que queremos trabajar, tenemos una pestaña SINCRONIZACIÓN, tenemos los códigos intenos que están asociados. Si tenemos en SAGE un registro que no vemos en zoho crm, en esta pestaña podemos ver cual es la equivalencia entre los dos sistemas.

 

Tenemos dos opciones. 

1.- Eliminamos el valor del código de zoho crm y modificamos el registro de sage 200, nos creará un registro nuevo para poder asociar toda la formación de zoho en un solo registro.

 2.- Si ya tenemos el registro creado en zoho crm y queremos mantenerlo. Tenemos que copiar el código que tiene este registro en zoho crm, y pegarlo en el cuadro para vincularlo con sage. El código es el que aparece en la imagen, cuando estamos dentro de un registro de zoho crm

 

Si deseas mas información, no dudes en contactar para resolver cualquier duda.