Ayuda de Docs · Portal Cliente para Sage 200

K2 · Docs
Ayuda · Docs · Portal Cliente para Sage 200

Docs · Portal Cliente para Sage 200

Tus pedidos y facturas, del correo a Sage 200 — sin teclear. Y un portal para que tus clientes pidan, consulten sus documentos y vean stock en tiempo real. Aquí tienes la guía de uso y las preguntas frecuentes.

Solicita una demo Ver ayuda y preguntas

Qué es Docs

Docs es la solución de K2 Software que conecta tu Sage 200 con tus clientes y con Zoho CRM. Por un lado, automatiza la entrada de documentos: los pedidos y facturas que recibes por correo en PDF se leen y se crean solos en Sage. Por otro, pone a disposición de tus clientes un portal donde solicitan ofertas y pedidos, siguen sus entregas y consultan stock, con app para el móvil incluida.

Qué hace por ti

✉️

Pedidos y facturas automáticos

Lee el PDF del correo y crea el pedido o la factura en Sage 200. Se acabó teclear documentos a mano.

🌐

Portal para tus clientes

Tus contactos piden ofertas y pedidos, ven sus pedidos y entregas y sus artículos comprados, desde la web.

📦

Consulta de stock en vivo

El cliente consulta la disponibilidad de un artículo en segundos, directamente contra Sage.

📱

App móvil

Una app instalable desde el propio portal (Android e iPhone). Una vez instalada, queda identificado.

🔒

Acceso seguro

Entrada con Microsoft, Google, Zoho o usuario y contraseña, con permisos por empresa y por usuario.

🔗

Sincronización con Zoho CRM

Clientes, artículos, ofertas, pedidos, facturas y compras viajan entre Sage y Zoho CRM de forma automática.

Cómo funciona

Sage sigue siendo tu única fuente de verdad. Docs lee de Sage y devuelve a Sage; el resto son ventanas al mismo circuito.

Llega el correo

Un pedido o factura entra por email con su PDF adjunto.

Docs lo lee

Extrae los datos del documento y los prepara para Sage.

Se crea en Sage 200

El documento se vuelca en Sage con su clave real, sin duplicar.

Cliente y CRM al día

Tus clientes lo ven en el portal y, si lo usas, se refleja en Zoho CRM.

Ayuda de Docs · Portal Cliente para Sage 200

¿Tienes una duda concreta? Aquí abajo, o pregúntale directamente al asistente de chat de la página.

Acceso y usuarios

¿Cómo entro en la plataforma?
Desde la web de tu empresa (tu dominio, por ejemplo becagrafic.k2sl.com, o pedidos.k2sl.com). Puedes entrar con Microsoft, Google, Zoho o con usuario y contraseña, según lo que tenga activado tu empresa.
No me deja entrar y veo «Solicitar acceso por…»
Ese método de acceso no está habilitado para tu empresa. Usa otro de los disponibles o pide a tu administrador que lo active.
¿Cómo invito a un compañero?
Si tienes rol de administrador, usa el botón Invitar; a tu compañero le llegará un correo para entrar.
He olvidado mi contraseña
En la pantalla de entrada tienes la opción «He olvidado mi contraseña» (para el acceso con usuario y contraseña).
¿Por qué solo pueden entrar correos de mi dominio?
El acceso puede restringirse a los dominios permitidos de tu empresa (el superadministrador queda exento).

Conectar el correo (buzones)

¿Para qué conecto mi buzón?
Para que Docs lea los correos con pedidos o facturas en PDF y los vuelque automáticamente a Sage.
¿Cómo lo conecto?
Autorizando tu correo de Microsoft 365 o Google con permiso de solo lectura.
¿Docs puede modificar o borrar mis correos?
No. El permiso es solo de lectura: únicamente lee los mensajes para extraer los documentos.

Consumo y contadores

¿Qué significan los estados de los correos?
  • Tramitado: traía PDF, se leyó y se volcó correctamente (se creó el pedido/factura).
  • Descartado: traía PDF pero no era aprovechable.
  • Errores: traía PDF pero falló el procesamiento.
  • Sin PDF: el correo no traía adjunto.
  • Bloqueados: venía de un remitente bloqueado; ni se procesa.
¿Cómo se calcula el total?
Cada correo cae en un solo estado, así que el total = Tramitados + Descartados + Errores + Sin PDF + Bloqueados.
¿Qué correos generan coste?
Solo los que llevan PDF y se procesan (Tramitados, Descartados y Errores). Los Sin PDF y Bloqueados no se envían a la IA y no cuestan nada.

Documentos (pedidos y facturas)

¿Qué hace Docs con un pedido o factura?
Lee el PDF del correo y crea el pedido o la factura en Sage 200 automáticamente.
Un documento aparece como «bloqueado»
Venía de un remitente bloqueado y no se procesa. Habla con tu administrador si crees que debería procesarse.
¿Puedo ver el PDF original?
Si tu instalación guarda los PDF, verás un botón «Ver PDF» junto al documento.

Portal de contactos

¿Qué es el portal?
Una web para los contactos de tu cliente: pueden pedir ofertas y pedidos, ver sus pedidos y entregas, sus artículos comprados, y consultar stock.
¿Cómo pido una oferta o un pedido?
Buscas el artículo, pones la cantidad y creas la solicitud. Podrás seguir su estado: Enviada → Validada → Aceptada → Pedido.
¿Cómo veo mis pedidos y entregas?
En las pestañas «Mis pedidos» (reflejo de Sage) y «Entregas» (albaranes).
¿Cómo consulto el stock?
En la pestaña 📦 Stock: eliges el artículo y te da el dato en unos segundos (si tu proveedor tiene la función activada).

La app en el móvil

¿Hay app?
Sí. Es una app instalable desde el propio portal (Android directo; iPhone con la guía en pantalla). Una vez instalada quedas identificado y no tienes que volver a entrar cada vez.

¿No encuentras la respuesta?

Quiero hablar con una persona
Deja tu consulta en el chat de la página y te atenderá una persona de soporte, o escríbenos a soporte@k2sl.com.

¿Quieres verlo en tu empresa?

Te enseñamos Docs funcionando sobre tu Sage 200 y resolvemos tus dudas sin compromiso.

Solicita una demo Conócenos en k2sl.com