Para tener un sistema robusto de vez en cuando hay que preocuparse por eliminar los duplicados, independientemente de donde se hayan originado, tanto en sage 200 como en zoho crm, si los tenemos en un sistema también aparecerán en el sistema sincronizado.

El proceso pare eliminar los duplicados siempre hay que iniciarlo en SAGE 200, puedes ver el proceso aquí 

Despues eliminar los duplicados en zoho crm, puedes ver el proceso aquí

Debemos tener claro que registro de sage 200 vamos a mantener, algun valor único que identifique que registro de zoho debemos mantener, por ejemplo el valor del campo «Código de cliente» que hemos mantenido en SAGE, coincida con el valor del campo  «SAGECodigoCliente» de zoho crm. Así estamos seguros que la vinculación es correcta.

Si eliminamos por error un registro en zoho crm, o nos equivocamos a la hora de asociar los registros entre sistemas, los datos no se actualizarán, puesto que se ha perdido el vínculo. En zoho crm cuando se elimina un registro, no se elimina permamentemente, sino que permanece en la papelera de reciclaje durante 60 días, luego se eliminará definitivamente, también podemos eliminarlo permanentemente cuando queramos, manualmente.

Si nos falta un registro en zoho crm que tengamos en sage 200, puede que se haya eliminado por error, lo primero es ir a la papelera de reciclaje para restaurarlo.

Un proceso algo mas complejo para vincular los registros entre zoho crm y sage 200, es hacerlo a través de la intranet.

En la instalación del conector entre sage 200 y zoho crm, lo que combina y sincroniza los datos lo llamamos intranet, es una dirección web de la forma «nombredecliente».aziurewebsites.net

Si nos logeamos con usuario y contraseña, accedemos al panel principal:

Vemos la pantalla del listado de empresas, en cada registro nos indica con que está sincronizado, tenemos tres duplicados, dos de ellos sincronzados en sage y zoho, y otro solo está vincualdo a zoho.

Tenemos dos opciones. 

1.- Eliminamos el valor del código de zoho crm y modificamos el registro de sage 200, nos creará un registro nuevo para poder asociar toda la formación de zoho en un solo registro.

 2.- Si ya tenemos el registro creado en zoho crm y queremos mantenerlo. Tenemos que copiar el código que tiene este registro en zoho crm, y pegarlo en el cuadro para vincularlo con sage. El código es el que aparece en la imagen, cuando estamos dentro de un registro de zoho crm

Gestión de duplicados en SAGE 200 usando el conector con zoho crm

Si hemos detectado duplicados en SAGE 200 lo mejor es quedarnos solo con un registro. Sage 200 no permite fusionar los registros en uno, por lo que debemos  eliminar o desactivar hasta ue solo queda uno.

 Empezamos por eliminar los registros dentro de potenciales, que son los que menos información asociada tendrán.

Eliminar potenciales de SAGE 200

Si has creado el acceso a favoritos de potenciales como te hemos recomendado te aparecerá en la barra de menú principal como aparece en la imagen.

Eliminar  duplicados dados de alta como clientes en SAGE 200

Lo mismo que para potenciales, lo mejor es eliminar el registro de clientes duplicado antes de asociarle información, si la hemos generado debemos desactivar el registro, siempre estará en el sistema para consultar la información asociada.
En SAGE no se pueden volcar datos entre registros, por lo que debemos elegir con que registro nos quedamos, para segur asociando información,
En zoho crm podrás unificar toda la información en un solo registro, ofertas, pedidos y facturas de todas las cuentas que estaban duplicadas se pueden unificar en una sola.

Para desactivar un cliente, hay que abrir la ficha del cliente que queremos desactivar.

Dentro del registro, menú procesos, opción Activar/desactivar cliente. A partir de este momento no se le puede añadir información asociada al registro, no se elimina.

Una vez desactivados los registros de clientes duplicados, solo ha quedado uno, debemos eliminar también los duplicados en zoho crm, el registro dentro del CRM que hay que mantener, es el que tenga el campo «SAGECodigoCliente» que hemos mantenido en SAGE, este código te dirá que registro debes usar como maestro en ZOHO CRM, será el que se quede vinculado, con toda la información de las cuentas de clientes de sage, independientemente de donde se hayan originado. Puedes ver la explicación aquí. 

En esta entrada vamos a explicar con detalle cómo se cambia el propietario de un registro en zoho crm, siempre que cumplan unas determinadas condiciones.

En el ejemplo cambiaremos el propietario de registro según el valor de un campo. Elegimos el campo «SAGEComercial» que es uno de los campos incluidos en la sincronización de datos del conector entre sage 200 cloud y zoho crm. Es posible que los comerciales asignados a clientes dentro del ERP sage 200 cloud no sean usuarios de este, o bien, queremos que determinado comisionista dentro del ERP lo lleve un determinado usuario de CRM.

Si queremos implementar seguridad entro del CRM y que cada usuario solo tenga acceso a sus registros, necesitamos configurar esta funcionalidad.

Nos vale para todos los módulos, por ejemplo: cuentas, ofertas, albaranes y facturas.

Tenemos que ir al apartado configuración dentro de zoho crm, dentro del bloque automatización, Reglas de flujo de trabajo.

Nos aparecerán las reglas que tenemos creadas, si no queremos usar una de las que hay pinchamos en «Crear regla». 

En esta pantalla hay que elegir el módulo donde vamos a ejecutar esta regla, nos aparecen todos los módulos del CRM para seleccionar uno.

Seleccionamos cuentas y la nombramos con una descripción que nos sirva para localizarla por si necesitamos cambiarla. En la pantalla siguiente nos aparecerá el constructor de la regla.  Es muy intuitivo, normalmente necesitaremos que la regla se ejecute cada vez que se cambie un registro o se cree nuevo, como se ve a continuación.

A continuación añadimos la condición, en el ejemplo, el campo «SAGEComisionista», es el campo donde se informa el comisionista asignado en sage a esta cuenta, queremos asignar el propietario del registro al usuario equivalente, dentro de zoho crm, para que gestione dicha cuenta, por lo que elegimos el campo o lo escribimos para que aparezca

Asignamos el valor que tenemos informado en el campo SAGEComisionista que queramos cambiar.

Dentro de las posibilidades de acciones instantáneas, seccionamos actualización de campo. Nos aparece la pantalla con todas las tareas que hayamos creado.

Normalmente no estará creada, si es así pinchamos en nueva actualización. Le damos nombre descriptivo para nuestro uso interno, por ejemplo asignar pepe sánchez a NuestroUsuarioZOHO

Seleccionamos el campo que queremos cambiar, en nuestro caso, propietario de la cuenta, y seleccionamos el usuario de la lista. Es necesario que exista como usuario dentro de nuestra instalación de CRM.

De esta forma, cada vez que se cree un registro nuevo o se actualice dentro de nuestro CRM, el propietario quedara vinculado según la regla que hemos añadido.

Esto lo debemos hacer para cada comisionista que tengamos dado de alta en el CRM y para todos los módulos que necesitemos esta funcionalidad.