Creación de ficheros de titularidad privada(Art. 25 LOPD)

Una persona, empresa o entidad puede crear ficheros que contengan datos de carácter personal:

• Cuando resulte necesario para el logro de la actividad u objetos legítimos de las mismas.
• Respetando las garantías que la LOPD establece para la protección de las personas.
• Debe notificarlo previamente a la Agencia de Protección de Datos.

Notificación e inscripción de ficheros de titularidad privada (Art. 26 LOPD)

Los principios de la inscripción de ficheros son:

• El responsable del fichero deberá efectuar una notificación para su inscripción en el Registro, con anterioridad a la realización de un tratamiento o de un conjunto de tratamientos.
• La inscripción de un fichero de datos no prejuzga que se hayan cumplido el resto de obligaciones derivadas de la Ley.
• La notificación de ficheros implica el compromiso por parte del responsable de que el tratamiento de datos personales declarados para su inscripción cumple con todas las exigencias legales.
• La notificación de los ficheros al Registro es una obligación de los responsables del fichero.

La inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de datos es declarativa y gratuita.

El Registro General de Protección de datos vela por la publicidad de la existencia de los ficheros automatizados y no automatizados de datos de carácter personal, con la finalidad de que los ciudadanos puedan ejercitar los derechos de información, acceso, rectificación y cancelación de sus datos.

Para ello, este registro informa de los siguientes aspectos:

• La existencia de ficheros, tanto de titularidad privada como pública.
• La finalidad de sus tratamientos.
• La identidad y dirección del responsable.

La consulta a este Registro es pública y gratuita.
La inscripción se puede realizar mediante presentación telemática a la Agencia de Protección de Datos.

Tratamiento de datos en distintos soportes (Art. 56 RLOPD)

Se indica que cuando los datos de carácter personal objeto de tratamiento estén almacenados en diferentes soportes, automatizados y no automatizados, o exista una copia en soporte no automatizado de un fichero automatizado, se hará una sola notificación de un fichero.

Ficheros en los que exista más de un responsable (Art. 57 RLOPD)

En el caso de varias empresas responsables simultáneamente de la creación de un fichero, cada una de ellas deberá notificarlo para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos.

Notificación de la modificación o supresión de ficheros (Art. 58 RLOPD)

Se establece la obligación de mantener actualizada la inscripción del fichero.